Obligația de a respecta Regulamentul european privind protecția datelor (GDPR) și controalele Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) nu se aplică doar companiilor, ci și asociațiilor de proprietari. Acestea trebuie să aplice principiul minimizării datelor prelucrate, adică să își limiteze prelucrarea la datele strict necesare.
Într-un ghid publicat pentru asociațiile de proprietari, ANSPDCP a subliniat faptul că acestea nu ar trebui să solicite copii după diverse documente ale locatarilor din clădirile administrate.
„În ceea ce privește înscrierea persoanelor în cartea de imobil, art. 94 din Norme prevede că aceasta se face în baza actului de identitate, iar pentru copiii sub 14 ani, în baza certificatului de naştere. Pentru înscrierea persoanelor în cartea de imobil nu pot fi solicitate fotocopii ale actelor de identitate, certificatelor de stare civilă sau titlurilor de proprietate, normele stabilind că acestea pot fi doar verificate vizual pentru conformitate”, subliniază ANSPDCP în ghid. Documentele juridice la care face referire actul normativ sunt Normele metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, conform avocatnet.ro.
Încă din anul 2019, ANSPDCP a atras atenția asupra încălcării normelor de protecție a datelor de către asociațiile de proprietari, în urma unor controale. Una dintre problemele recurente identificate a fost obiceiul responsabililor din asociațiile de proprietari de a solicita copii ale diverselor documente, mai ales ale celor de identitate ale locatarilor, în scopul completării cărții de imobil.
Astfel, ANSPDCP a adus în atenție aspecte importante privind protecția datelor personale și responsabilitatea asociațiilor de proprietari în aplicarea acestora. Practicile vechi de a solicita copii ale documentelor personale nu sunt conform GDPR și pot reprezenta o încălcare a drepturilor de confidențialitate ale locatarilor.
GDPR-ul impune tuturor celor ce prelucrează date să respecte câteva principii de bază, printre care:
- datele trebuie să fie prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;
- datele prelucrate sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate (reducerea la minimum a datelor).
Cele două principii trebuie avute în vedere și de asociațiile de proprietari. Astfel că a le solicita celor care locuiesc în bloc anumite copii după documente și diverse informații (profesia, de exemplu, care în mod definitiv poate fi considerată chiar irelevantă într-un atare context) poate fi considerat excesiv pe legislația de protecția datelor.
Solicitarea de copii ale actului de identitate înseamnă prelucrarea datelor din acel document, ceea ce, potrivit Legii nr. 190/2018, poate atrage obligația de a desemna un responsabil cu protecția datelor în multe situații.
