B&TM Conference 2014: Implementarea unei politici de calatorii reduce cheltuielile cu peste 20%

Scopul a fost de a exemplifica, detalia si constientiza actorii din piata ai caror angajati sunt intr-o continua miscare in interes de serviciu de importanta implementarii, cu ajutorul unei firme specializate, a unei politici de calatorii eficiente care, in primul an, le poate reduce cheltuielile de deplasare cu peste 20%.

“Calatoriile de afaceri reprezinta o componenta importanta in bugetele majoritatii corporatiilor, iar agentiile de Business Travel Management (BTM), puternice, cu experienta si care pot garanta serviciile oferite, sunt o arma vitala in lupta pentru controlul costurilor. Economiile generate de adoptarea si implementarea corecta a unei politici de calatorii ajung la peste 20%, chiar din primul an”, a declarat Marian Ionescu, director comercial Perfect Tour. “Tehnologiile de ultima pe care le punem la dispozitia clientilor care aleg sa calatoreasca cu noi permit un control total si in timp real. Daca politica de travel dezvoltata pentru un client spune, de exemplu, ca rezervarile se opereaza cu 3 saptamani inaintea deplasarii si cel care trebuia sa se ocupe de acest aspect incalca termenul, sistemul sesizeaza neconcordanta, iar persoana respectiva va trebui sa dea explicatii superiorilor de ce a cheltuit mai mult”, a explicat Marian Ionescu.

“Fiecarui client i se creaza un profil unic in sistem, in conformitate cu politica de travel stabilita alaturi de specialistii in managementul calatoriilor de afaceri. Se pot crea, de exemplu, plafoane si introduce criterii de selectie, astfel incat pentru un angajat din middle management sa nu se poata opera o rezervare la Business Class, ca in cazul top management-ului. Iar toate rezervarile urmeaza fluxul de aprobare, managerul putand vedea toate detaliile inainte de a aproba”, a subliniat si Florin Himceac, director de vanzari Amadeus, in cadrul B&TM Conference 2014.
Clientii corporate se bucura de o atentie deosebita si din partea companiilor aeriene. “Air France / KLM este un lider in ceea ce priveste dezvoltarea durabila a segmentului calatoriilor. Grija noastra pentru clienti se regaseste atat in sporirea continua a confortului la bordul aeronavelor, precum introducerea recenta a noilor clase Premium Economy si 3F (echivalentul First Class, la Air France, n.red.), cat si in serviciile si facilitatile ce pot fi negociate pentru calatorii frecventi in interes de serviciu si valorificate prin intermediul furnizorului de travel al fiecaruia”, a precizat Razvan Radut, director de vanzari Air France / KLM.

Rezervarile deschise si cele netransparente, o gaura neagra

Piata calatoriilor de afaceri din Romania nu a ajuns inca la maturitate, rezervarile off-line, efectuate la telefon sau prin fax, fiind inca de actualitate. Iar in lipsa unui instrument puternic de control, responsabilii cu achizitia serviciilor de calatorie din companiile respective pot rezerva si cumpara orice si oricand, crescand costurile si pierzand avantajele conferite de un furnizor stabil de travel.

“Open booking-urile dau libertate de miscare, dar sunt mult mai scumpe. Iar Rogue booking-urile efectuate individual, in afara canalului oficial, sau apeland la cunostinte si prieteni sunt o adevarata gaura neagra pentru bugetul de travel al unei companii. Implementarea unei politici de calatorii si a unui sistem de control cu ajutorul unei agentii de BTM elimina aceste riscuri si confera valoare adaugata, <>-urile dupa primii doi ani ajungand pana la 20%”, a declarat Marian Ionescu, director comercial Perfect Tour, in cadrul B&TM Conference 2014.

Costurile efective de travel ale unei companii reprezinta doar 60% din cel total

Conform studiilor efectuate de Perfect Tour, lider regional pe segmentul de management al calatoriilor de afaceri, de-a lungul unei perioade de 18 luni, costurile efective ale serviciilor de calatorie solicitate de cei peste 280 de clienti corporate pe care ii deserveste, cu acelasi nivel de calitate, in toate cele sase tari europene unde activeaza (Romania, Rep. Moldova, Bulgaria, Ucraina, Cehia si Slovacia), se ridica la 60-61% din total achitat furnizorilor de travel. Iar peste o treime ii reprezinta banii platiti angajatilor pentru a calatori.
“Specialistii in BTM ofera permanent consultanta clientilor si optimizeaza, de exemplu, timpii pierduti in cazul legaturilor, sau timpii necesari procesarii, reducand astfel timpi de calatorie si indirect costurile. De asemenea, o agentie de BTM reduce riscurile de calatorie, limitand aparitia unor costuri suplimentare”, a mai spus Marian Ionescu.

Reprezentativitatea in teritoriu, un factor important pentru MICE

Evenimentele si organizarea acestora constituie o piata din ce in ce mai dinamica. Companiile cu acoperire nationala si multinationalele cu sedii in Romania bugeteaza permanent intalniri, conferinte, evenimente si incentivari, atat pe plan intern cat si extern. Iar un furnizor de servicii complete de calatorii si MICE, care detine o retea strategica bine pusa la punct, poate reduce semnificativ costurile de organizare. “Reprezentativitatea in teritoriu este esentiala si conduce la optimizarea costurilor evenimentelor. Perfect Tour detine 13 agentii proprii in unele dintre cele mai importante orase din Romania si are sucursale strategice in Rep. Modova, Bulgaria, Ucraina, Cehia, Slovacia si Statele Unite, garantand peste tot acelasi servicii de top. Prezenta specialistilor nostri in teritoriu ne da posibilitatea de a negocia mai bine cu furnizorii locali. Suntem singurii din piata care oferim minimum trei alternative pentru desfasurarea unui eveniment”, a subliniat Marian Ionescu, la B&TM Conference 2014.